KPI nedir?


Key Performance Indicator’ın kısaltılmışıdır.

Türkçesi: Anahtar performans göstergesi. Adının açılımından anlaşılacağı üzere hedefe göre nerede olduğumuzu değerlendirmek için kullanılır.

Teknik olarak bir KPI çok basittir. Bir değer içerir. Şu anki değerin ne olduğunu. Ama bu tek başına çok anlamlı değildir. Bir de hedef içerir. Bu değer hedefe göre ne durumdadır. Şimdi bilgi biraz zenginleşti. Ama bu kadarla kalmaz, bir de trend (eğilim) bilgisini içerir. Yani değer hedefe göre belirli bir konumda, ama bir önceki konumuna göre daha olumlu durumda mı yoksa daha olumsuz durumda mı? Bu bilgi de KPI’da vardır. Değer, hedef ve eğilimin yanı sıra KPI bu sayısal bilgilerin grafiksel gösterimlerini de içerir.

Şu ikili KPI’yı tek bir grafik olarak düşünün mesela:

Bir şirketin satış hedefleri ve karlılık hedefleri var. İki ibreli hız kadranı şeklinde bir KPI yapılıyor. Kadranın sağ tarafı hedefi ifade ediyor. İbrenin açısının oraya ne kadar yakınlaşmış olduğu hedefe ne kadar yakın olduğunuzu gösteriyor. Ve ibrenin renginin yeşil olması iyileşmekte olduğunu, kırmızı olması ise kötüleşmekte olduğunu gösteriyor.

Bir de şunu düşünün, bu kadran yuvarlak bir duvar saati gibi, satış ofisinin duvarına kocaman asılmış.

Basitçe değer, hedef, eğilim ve grafikten olan bir KPI’ın ne kadar derin bir anlamı ve etkisi olabileceğini hayal edebildiniz mi?

Basit güzeldir. Bu güzel KPI’ların bizi yönlendirdiği iki derinlik var: Birisi teknik derinlik diğeri ise işle ilgili derinlik. Şimdi bunları anlatalım:

Teknik derinlik:

Bir KPI’ın işe yarar olması için iki koşul vardır. Bu koşullardan birisi tamamen teknikle ilgili, diğeri ise hem teknik hem iş yönüyle ilgili. Teknik yönle ilgili koşul, KPI’ın veri beslemesinin tam otomatik olması, insan eli değmemesidir. Hem teknik hem de iş yönüyle ilgili ikinci koşul ise KPI’ın durumlarına karşılık aksiyon alınabilecek sistemler bulunmasıdır.

Kafamızda iyi canlanması için herkesin sıklıkla gördüğü KPI’lardan birini örnek verelim: Arabanızın hız göstergesi. Evet, hız göstergesi her yönüyle tipik bir KPI’dır. Üstelik basit görünümünden öte yukarıda belirttiğimiz iki şart açısından düşünüldüğünde mükemmel bir KPI’dır.

Hız göstergeniz hızınız neyse onu gösterir. Bunu tam otomatik olarak yapar ve gerçekleşen durumu bilgi olarak size çok hızlı yansıtır. Birinci şartı bu şekilde yerine getirmiş oluyor.

İstediğinizden fazla bir hızda olduğunuzu görünce gazdan ayağınızı çekerek ya da frene basarak hızınızı düşürebilirsiniz. Düşük bir hızda gittiğinizi görürseniz, gaza biraz daha basarak hızınızı artırabilirsiniz. Bir köprü nasıl çevre yollarıyla birlikte işe yararsa, KPI da kendisiyle doğrudan ilgili olmayan bu tür tepki sistemleriyle birlikte değerlidir. Hız göstergemiz bu yan sistemler sayesinde ikinci şartı da yerine getirmiştir.

İşle ilgili derinlik:

KPI’ya verilebilecek tepkiler tamamen işle ilgilidir. Bunlar çoğu durumda sadece teknik sistemler değildir. Ödül sistemleri, performans değerlendirmeleri, iş akti fesihleri, SLA’ler (Service Level Agreement) hep bununla ilgilidir. Kimi zaman bilgisayar programları ya da otomasyon, robot sistemlerinde otomatik olarak bazı önleyici ya da düzeltici rutinlerin tetiklenmesi de bu tür tepkilerin örnekleri olabilir.

Ama işle ilgili derinlik burada bitmez. KPI’lar bütçelerin yerine geçme potansiyeline sahiptir.

İşe alma konusunu düşünelim. Hayal edin:

Bulunduğunuz ülkede en yakın bir rakibinizle diş dişe mücadele eden bir şirketsiniz. Kesin ve katı bütçe kurallarıyla yönetiliyorsunuz. Dönemin ortasında karşı şirketten önemli bir satış yöneticisi şirketiyle anlaşmazlığa düştü ve işten ayrılmak üzere. Bunun tüyosunu aldınız. Ama o da ne. Bütçenizde bu insanı alabilecek kaynak yok. Sene başlamadan altı ay önce öngörebilip bütçeye koymuş olsaydınız, alabilirdiniz, kimse sorgulamazdı. Ama şimdi bütçenizde böyle bir kaynak yok. Bu kaynağın ayrılması için bütçe değişiklik sürecini tetikleseniz, en az 3 ay sürecek. Bu kadar baş ağrısına değmeyeceğini düşünüp elemanı pas geçiyorsunuz. O da tutup kendi şirketini kuruyor. Uzun vadede rakip olamayacağından eminsiniz. Ama batana kadar birkaç sene hem sizin hem de rakip firmanın kar paylarını sallayacak.

Bir de işe alma kararlarının bütçe ile değil KPI’yla yönetildiğini düşünelim. Mesela işe alma için 6 aylık getiri beklentisi, 1 yıllık getiri beklentisi, kişiye yatırım maliyetleri beklentisi gibi konularda KPI’larınız olsun. Kuralınız da bu KPI’ları karşılayan kişileri, gerekirse kredi alarak işe almak olsun. Aradaki farkı hissedebiliyor musunuz?

Bütçeyi tamamen ortadan kaldırmış olarak çalışan şirketler var bugün dünyada.

İşte böyle… KPI hem çok basit hem çok derin bir şeydir. Ve basit güzeldir.

Teknik yol haritası:

KPI’lar gerçekten hoşunuza gitti ve yararlanmayı düşünüyorsunuz. Ürün olarak Microsoft teknolojileri kullandığınızı düşünelim. Hatta belki yola çıktınız bile, kullanımın bir yerlerindesiniz.

Olası duraklarınızı söyleyeyim:

Muhtemelen Excel’de tutuyor olduğunuz bazı verileri, değer-hedef-eğilim-grafik dörtlüsüne büründürerek elle üretilen KPI’lar kullanmaya başlayacaksınız. Sonra fark edeceksiniz ki, Microsoft’un SharePoint diye çok iyi bir ürünü var. SharePoint üzerinde raporlarınızı ve KPI’larınızı birlikte bir portal ortamında sunabilirsiniz. Başka bir sürü yararlı özelliği de cabası.

Ama zamanla fark edeceksiniz ki, elle oluşan veriler üzerinde KPI oluşturmak çok anlamlı değil. İnsanlar makyaj çalışmaları yapabiliyorlar böyle bir durumda. Üstelik incelediğiniz hedefler de daha zenginleşmeli. Sadece gerçekleşen satışların KPI’larını tutmanın faydası sınırlı. Bunun yerine satışları tetikleyen etkinliklerinizi belirleyip bunlarla ilgili KPI’lar kullanmak istiyorsunuz. Mesela aylık yeni tanışılan müşteri sayısı, mesela çalışılan bir müşteriyle gerçekleştirilen ciro için aylık artış oranı hedefleri, mesela satış eğitimlerinde başarı seviyesi…

Bu durumda iki yönde derinleşmeniz gerekiyor:
Planlama ve karneleme. Bunun için PerformancePoint Server kullanabilirsiniz.
Tam otomasyonlu bir iş zekası (veri ambarı) sistemi. Bunun için de veritabanları, diğer veri kaynakları, SQL Server Analysis Services ve SQL Server Integration Services kullanabilirsiniz.

Bu ürünlerin derinliklerine bu yazıda girmeyeceğim. Ama web günlüğümde (http://mustafaacungil.blogspot.com) sağdaki etiketler kısmında iş zekasını, SSAS’i, SSIS’i ve PerformancePoint Server’ı etiket olarak görebilirsiniz.

İyi okumalar.

Bu yazı PerformancePoint Server, Performans yönetimi, SSAS, Tabular Mode ve PowerPivot, SSIS içinde yayınlandı ve , olarak etiketlendi. Kalıcı bağlantıyı yer imlerinize ekleyin.

5 Responses to KPI nedir?

  1. Ersin ÇAYLA dedi ki:

    Üstadım Harika Anlatım Dilin ve Betimleyici Örneklerin İçin Sonsuz Teşekkürler…

  2. Mustafa Acungil dedi ki:

    Rica ederim. Faydalı olduysa, ne mutlu…

  3. Mükemmel bir anlatım. Örneklere hayran kaldım doğrusu.

  4. ceydaturk dedi ki:

    Tamda bu konu üzerinde çalışıyordum çok güzel anlatmışsınız teşekkürler…

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s